Klienci¶
Moduł Klienci to centralna baza danych kontrahentów w systemie Masaku.
Wprowadzenie¶
System umożliwia: - Przechowywanie pełnych danych klientów - Zarządzanie danymi do fakturowania - Śledzenie historii współpracy - Integrację z fakturami i zamówieniami
Dodawanie klienta¶
Formularz nowego klienta¶
- Przejdź do sekcji Klienci
- Kliknij "+ Nowy klient"
- Wypełnij dane:
Dane podstawowe¶
Nazwa firmy: *wymagane*
Osoba kontaktowa: imię i nazwisko
Email: kontakt@klient.com
Telefon: +49 123 456 789
Dane do fakturowania¶
Dane dodatkowe¶
- Zapisz klienta
Import z pliku¶
Możesz zaimportować wielu klientów jednocześnie:
- Przygotuj plik Excel/CSV z kolumnami:
- Nazwa
- NIP
- Adres
- Kod pocztowy
- Miasto
-
Kraj
-
Kliknij "Import klientów"
- Wybierz plik
- Zmapuj kolumny
- Potwierdź import
Zarządzanie klientami¶
Lista klientów¶
Widok listy: - Tabela ze wszystkimi klientami - Możliwość sortowania po kolumnach - Filtrowanie po nazwie, NIP, kraju - Wyszukiwanie pełnotekstowe
Akcje szybkie: - 👁️ Podgląd szczegółów - ✏️ Edycja danych - 📄 Wystaw fakturę - 📊 Zobacz statystyki
Karta klienta¶
Po kliknięciu w klienta widzisz:
📋 Informacje podstawowe - Wszystkie dane kontaktowe - Dane do fakturowania - Data dodania / ostatniej aktualizacji
💼 Historia współpracy - Wszystkie faktury wystawione dla klienta - Wartość współpracy (suma faktur) - Średnia wartość faktury - Liczba transakcji
📈 Statystyki - Wykres przychodów w czasie - Najczęściej kupowane usługi - Status płatności (terminowe/opóźnione)
📝 Notatki i dokumenty - Timeline notatek - Załączone dokumenty - Historia komunikacji
Edycja i aktualizacja¶
Aktualizacja danych¶
W każdej chwili możesz: - Edytować dane kontaktowe - Zaktualizować adres - Zmienić osobę kontaktową - Dodać notatki
Historia zmian: System rejestruje wszystkie zmiany: - Kto dokonał zmiany - Kiedy - Co zostało zmienione - Poprzednia wartość
Oznaczanie statusu¶
Możesz oznaczyć klienta jako: - ✅ Aktywny - aktualna współpraca - ⏸️ Nieaktywny - brak aktualnych projektów - 🚫 Zarchiwizowany - zakończona współpraca - ⚠️ Problematyczny - problemy z płatnościami
Integracja z innymi modułami¶
Faktury¶
Pełna integracja z modułem Faktury:
- Szybkie wystawianie faktury:
- Kliknij "Wystaw fakturę" przy kliencie
- Dane klienta są automatycznie uzupełnione
-
Wybierz produkty/usługi i wystaw
-
Historia faktur:
- Zobacz wszystkie faktury klienta
- Filtruj po statusie (opłacone/nieopłacone)
- Eksportuj zestawienie
Zamówienia¶
Integracja z modułem Zamówienia: - Lista wszystkich zamówień klienta - Status realizacji zamówień - Konwersja zamówienia → faktura
Budżety¶
Połączenie z modułem Budżety: - Przychody przypisane do konkretnego klienta - Analiza rentowności per klient - Planowanie współpracy
Grupy i tagi¶
Grupowanie klientów¶
Twórz grupy dla lepszej organizacji:
Przykładowe grupy: - "Klienci VIP" - najważniejsi klienci - "Klienci długoterminowi" - współpraca > 1 rok - "Klienci DE" / "Klienci AT" - według regionu - "B2B" / "B2C" - typ klienta
Korzyści: - Szybkie filtrowanie - Masowe akcje na grupie - Dedykowane raporty per grupa
System tagów¶
Dodawaj dowolne tagi:
Zastosowanie tagów: - Kategoryzacja według branży - Oznaczanie technologii - Segmentacja marketingowa
Raporty klientów¶
Dostępne raporty¶
📊 Raport TOP klientów - Ranking według wartości współpracy - Udział procentowy w przychodach - Trendy wzrostu/spadku
💰 Raport rentowności - Przychody vs. koszty per klient - Marża współpracy - ROI (zwrot z inwestycji)
📅 Raport aktywności - Ostatnia data współpracy - Częstotliwość transakcji - Klienci nieaktywni > 6 miesięcy
🌍 Raport geograficzny - Rozkład klientów według kraju - Mapa interaktywna (opcjonalnie)
Eksport danych¶
Dostępne formaty: - Excel - pełna lista z wszystkimi danymi - CSV - do importu w CRM - PDF - raport do prezentacji - vCard - do eksportu kontaktów
Zgodność z RODO/GDPR¶
Ochrona danych osobowych¶
System Masaku jest zgodny z RODO:
✅ Zgody i podstawy prawne - Przechowywanie danych na podstawie umowy - Możliwość wycofania zgody - Rejestr podstaw prawnych
✅ Prawa klienta - Prawo do wglądu w dane - Prawo do poprawienia danych - Prawo do usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym") - Prawo do przenoszenia danych
✅ Bezpieczeństwo - Szyfrowanie danych - Kontrola dostępu - Logi dostępu do danych - Automatyczne backupy
Usuwanie danych¶
Opcje usuwania klienta:
- Usunięcie miękkie (archiwizacja)
- Klient jest ukryty
- Dane pozostają w systemie
-
Możliwość przywrócenia
-
Usunięcie całkowite
- ⚠️ Nieodwracalne!
- Dane klienta są trwale usunięte
- Faktury pozostają (wymóg prawny)
- Dane klienta w fakturach są anonimizowane
Praktyczne wskazówki¶
✅ Dobre praktyki¶
- Kompletne dane
- Wypełniaj wszystkie wymagane pola
- Sprawdzaj poprawność NIP/VAT
-
Weryfikuj adres email
-
Aktualizacja
- Regularnie aktualizuj dane kontaktowe
- Sprawdzaj adresy przed wysyłką faktur
-
Usuwaj zduplikowane wpisy
-
Notatki
- Zapisuj istotne informacje o kliencie
- Notuj preferencje i wymagania
-
Dokumentuj ustne ustalenia
-
Segmentacja
- Używaj tagów i grup
- Twórz segmenty do kampanii
- Analizuj według segmentów
❌ Częste błędy¶
- Duplikowanie klientów
- Niekompletne dane do fakturowania
- Brak aktualizacji adresów
- Nieużywanie notatek
- Brak archiwizacji nieaktywnych klientów
Integracje zewnętrzne¶
Import z innych systemów¶
Możliwy import z: - CRM: Salesforce, HubSpot, Pipedrive - Fakturowanie: Fakturownia, InFakt - Pliki: Excel, CSV, vCard
Synchronizacja¶
Opcjonalna synchronizacja dwukierunkowa: - Zmiany w Masaku → CRM - Zmiany w CRM → Masaku - Rozwiązywanie konfliktów
Kontakt z administratorem w sprawie konfiguracji.
FAQ¶
P: Czy mogę mieć tego samego klienta w regionie DE i AT? O: Dane klientów są osobne dla każdego regionu. Musisz dodać klienta osobno w każdym regionie.
P: Co się stanie z fakturami po usunięciu klienta? O: Faktury pozostają w systemie (wymóg prawny). Dane klienta w fakturze są anonimizowane jako "Usunięty klient".
P: Czy mogę eksportować dane klientów? O: Tak, możesz eksportować swoich klientów w formatach Excel/CSV/PDF. Pamiętaj o RODO!
P: Jak mogę połączyć zduplikowane wpisy? O: Użyj funkcji "Połącz klientów" dostępnej w menu akcji. Historia z obu wpisów zostanie zachowana.
P: Czy klienci mogą zobaczyć swoje dane w systemie? O: Tak, jeśli zaprosisz ich do Portalu Klienta, będą mieli dostęp do swoich faktur i zamówień.
Następne kroki¶
Potrzebujesz pomocy? Skontaktuj się z supportem: support@masaku.io