Wydatki¶

Moduł Wydatki to centrum rejestrowania i zarządzania wszystkimi kosztami w systemie Masaku.

Wprowadzenie¶

System umożliwia: - Rejestrowanie wydatków w trzech kategoriach - Przypisywanie do budżetów - Przechowywanie paragonów i faktur - Generowanie raportów kosztowych

Typy wydatków¶

💼 Wydatki bezpośrednie (Direct Expenses)¶

Koszty bezpośrednio związane z konkretnymi projektami lub klientami:

Przykłady: - Zakup materiałów do projektu - Płatność dla podwykonawcy - Licencje dla konkretnego klienta - Koszty hostingu projektu

Cechy: - Można przypisać do faktury klienta - Rozliczane 1:1 z klientem - Zwiększają koszty projektu

🏢 Wydatki ogólne (General Expenses)¶

Koszty operacyjne firmy, nieprzypisane do konkretnego projektu:

Przykłady: - Oprogramowanie (IDE, narzędzia) - Marketing i reklama - Biuro i wyposażenie - Księgowość - Ubezpieczenia

Cechy: - Rozliczane proporcjonalnie - Część kosztów stałych firmy - Wpływają na rentowność ogólną

✈️ Wydatki podróżne (Travel Expenses)¶

Koszty delegacji i podróży służbowych:

Przykłady: - Bilety lotnicze/kolejowe - Noclegi hotelowe - Transport lokalny (taxi, Uber) - Diety i wyżywienie - Parking

Cechy: - Często rozliczane oddzielnie - Wymagają dokumentacji - Mogą być refundowane przez klienta

Dodawanie wydatku¶

Szybkie dodawanie¶

Kliknij "+ Nowy wydatek"
Wypełnij podstawowe dane:

Typ: Direct / General / Travel
Kategoria: wybierz z listy
Kwota: 100.00
Waluta: EUR / PLN / inne
Data: 2025-10-24
Opis: krótki opis wydatku
Budżet: wybierz budżet (opcjonalnie)

Opcjonalnie załącz paragon/fakturę
Zapisz

Dodawanie ze skanowaniem¶

Funkcja OCR (Optical Character Recognition):

Zrób zdjęcie paragonu
System automatycznie rozpozna:
Kwotę
Datę
Nazwę sprzedawcy
NIP (jeśli dostępny)
Zweryfikuj i popraw dane
Zapisz

⚠️ Wskazówka: Sprawdź dane po OCR - czasami system może pomylić się w rozpoznawaniu.

Import z banku¶

Możesz zaimportować wydatki z wyciągu bankowego:

Eksportuj wyciąg z banku (CSV, MT940)
Użyj funkcji "Import wydatków"
Zmapuj kolumny
Automatycznie kategoryzuj transakcje
Potwierdź import

Zarządzanie wydatkami¶

Lista wydatków¶

Widok listy: - Tabela ze wszystkimi wydatkami - Kolumny: data, opis, kategoria, kwota, status - Sortowanie po każdej kolumnie - Paginacja (domyślnie 50 na stronę)

Filtrowanie: - Typ wydatku (Direct/General/Travel) - Zakres dat - Budżet - Kategoria - Status (zatwierdzony/oczekujący) - Kwota (min/max)

Wyszukiwanie: - Pełnotekstowe po opisie - Nazwa sprzedawcy - Kwota

Widok szczegółów wydatku¶

Po kliknięciu w wydatek widzisz:

📋 Informacje: - Wszystkie dane wydatku - Przypisany budżet - Status zatwierdzenia

📎 Załączniki: - Miniatury zdjęć paragonów - Możliwość pobrania oryginałów - Podgląd dokumentów

📝 Historia: - Kto utworzył wydatek - Kto edytował - Zmiany wartości

💬 Komentarze: - Możliwość dodawania notatek - Komunikacja z księgowym

Kategorie wydatków¶

Predefiniowane kategorie¶

System oferuje standardowe kategorie:

Wydatki bezpośrednie: - Materiały i surowce - Podwykonawcy - Licencje projektowe - Hosting i domeny

Wydatki ogólne: - Oprogramowanie - Marketing - Biuro - Księgowość i doradztwo - Szkolenia - Ubezpieczenia

Wydatki podróżowe: - Transport - Noclegi - Wyżywienie - Parking - Inne koszty podróży

Własne kategorie¶

Możesz tworzyć własne kategorie:

Przejdź do Ustawień → Kategorie wydatków
Kliknij "+ Nowa kategoria"
Podaj nazwę i typ
Opcjonalnie: ustaw limit miesięczny
Zapisz

Przypisywanie do budżetu¶

Automatyczne przypisywanie¶

Możesz ustawić reguły automatycznego przypisywania:

Jeśli kategoria = "Marketing"
  → przypisz do budżetu "Marketing 2025"

Jeśli sprzedawca zawiera "AWS"
  → przypisz do budżetu "Infrastruktura"

Ręczne przypisywanie¶

W każdej chwili możesz: - Zmienić budżet wydatku - Przypisać do wielu budżetów (proporcjonalnie) - Usunąć przypisanie

Zatwierdzanie wydatków¶

Przepływ zatwierdzeń (Workflow)¶

W zależności od konfiguracji:

Wariant 1: Bez zatwierdzania - Wydatki trafiają od razu do budżetu - Pełna kontrola użytkownika

Wariant 2: Z zatwierdzaniem

1. Użytkownik tworzy wydatek
   ↓
2. Status: "Oczekuje na zatwierdzenie"
   ↓
3. Księgowy/Admin sprawdza i zatwierdza
   ↓
4. Status: "Zatwierdzony" → trafia do budżetu

Wariant 3: Limit kwotowy - Wydatki < 100 EUR → automatyczne zatwierdzenie - Wydatki ≥ 100 EUR → wymaga zatwierdzenia

Odrzucanie wydatków¶

Jeśli wydatek zostanie odrzucony: - Użytkownik dostaje powiadomienie - Może zobaczyć powód odrzucenia - Może poprawić i wysłać ponownie

Rozliczenia z klientem¶

Refakturowanie wydatków bezpośrednich¶

Dla wydatków Direct:

Oznacz wydatek jako "Do rozliczenia z klientem"
Przy tworzeniu faktury dla klienta:
System podpowie nierozliczone wydatki
Możesz dodać marżę (np. +10%)
Wydatek zostanie oznaczony jako "Rozliczony"

Wydatki podróżowe¶

Dla Travel: - Możesz utworzyć osobną fakturę "koszty delegacji" - Lub dodać jako pozycję do głównej faktury - System sumuje wszystkie wydatki z delegacji

Załączniki i paragony¶

Przechowywanie dokumentów¶

Wymagania: - Format: PDF, JPG, PNG, JPEG - Maksymalny rozmiar: 10 MB na plik - Wiele załączników na wydatek

Zalecenia: - Wysoka jakość zdjęć (czytelne kwoty i daty) - Jeden paragon = jeden plik - Nazwij pliki opisowo

Integracja z modułem Paragony¶

Zobacz Paragony dla szczegółów: - Zaawansowane zarządzanie paragonami - Masowe przesyłanie - OCR batch processing

Raporty wydatków¶

Raport miesięczny¶

Zawartość: - Suma wydatków w miesiącu - Podział na kategorie - Porównanie z poprzednimi miesiącami - Top 10 największych wydatków

Format: PDF, Excel

Raport kategorii¶

Szczegółowa analiza wybranej kategorii: - Trend w czasie - Średnia miesięczna - Wykraczanie poza limit - Rekomendacje oszczędności

Raport budżetowy¶

Powiązanie z budżetem: - Realizacja planu wydatków - % wykorzystania budżetu - Prognoza do końca roku - Alerty o przekroczeniach

Raport do księgowości¶

Eksport dla księgowego: - Wszystkie wydatki z okresu - Z podziałem na kategorie VAT - Linki do załączników - Format: Excel lub JPK

Waluty i przeliczenia¶

Wydatki w obcych walutach¶

System obsługuje wiele walut:

Przy dodawaniu: - Wybierz walutę wydatku - Podaj kwotę w oryginalnej walucie - System przeliczy na walutę budżetu

Kurs wymiany: - Pobierany automatycznie z NBP/ECB - Możliwość ręcznego ustawienia - Data kursu = data wydatku

Raportowanie: - Możesz raportować w walucie budżetu lub oryginalnej - Różnice kursowe są rejestrowane

Praktyczne wskazówki¶

✅ Dobre praktyki¶

Rejestruj na bieżąco
Dodawaj wydatki tego samego dnia
Zrób zdjęcie paragonu od razu
Nie odkładaj na koniec miesiąca
Opisuj szczegółowo
Dobry opis: "Hosting AWS - projekt XYZ - styczeń 2025"
Zły opis: "AWS"
Załączaj dokumenty
Zawsze załącz paragon lub fakturę
Wymagane dla księgowości
Zabezpieczenie w przypadku kontroli
Kategoryzuj konsekwentnie
Używaj tych samych kategorii dla podobnych wydatków
Ułatwia analizy i raporty
Sprawdzaj OCR
Zawsze weryfikuj dane z automatycznego rozpoznawania
Szczególnie kwoty i daty

❌ Częste błędy¶

Rejestrowanie wydatków po kilku tygodniach
Brak załączników
Niejasne opisy
Brak przypisania do budżetu
Pomyłki w walutach

Integracje¶

Z innymi modułami¶

Budżety - Automatyczna aktualizacja statystyk - Alerty o przekroczeniach

Faktury - Refakturowanie wydatków bezpośrednich - Rozliczanie kosztów z klientem

Paragony - Specjalistyczne zarządzanie paragonami - OCR i archiwizacja

Zatrudnienie - Koszty zatrudnienia jako wydatki - Automatyczne rejestrowanie pensji

Z systemami zewnętrznymi¶

Systemy księgowe: - Eksport do programów księgowych - Format JPK_V7 (Polska) - API do synchronizacji

Banki: - Import wyciągów bankowych - Automatyczne dopasowywanie transakcji

FAQ¶

P: Czy mogę edytować wydatek po zatwierdzeniu? O: Zależy od uprawnień. Admin i właściciel mogą zawsze. Zwykły użytkownik - tylko jeśli księgowy jeszcze nie zaksięgował.

P: Co jeśli zgubię paragon? O: Możesz dodać wydatek bez paragonu, ale zaznacz to w opisie. Dla celów księgowych może być problem - skonsultuj z księgowym.

P: Jak rozliczyć wydatek, który dotyczy kilku projektów? O: Użyj funkcji "Podziel wydatek" - możesz przypisać procentowo do kilku budżetów.

P: Czy mogę importować wydatki z pliku Excel? O: Tak, użyj funkcji "Import wydatków" i zmapuj kolumny z Twojego pliku.

P: Jak długo przechowywane są załączone paragony? O: Zgodnie z wymogami prawnymi - zazwyczaj 5 lat. W systemie są przechowywane bezterminowo (chyba że je usuniesz).

Następne kroki¶

Potrzebujesz pomocy? Skontaktuj się z supportem: support@masaku.io