Wydatki ogólne¶
Czym są wydatki ogólne?¶
Wydatki operacyjne nie przypisane do konkretnego projektu/klienta.
Przykłady: - Wynajem biura - Internet i telefon - Oprogramowanie ogólne (Office 365, Slack) - Ubezpieczenie biznesowe - Marketing i reklama - Księgowość
Dodawanie wydatku ogólnego¶
Wydatki → + Nowy wydatek → Typ: Ogólny
Formularz¶
Podstawowe: - Nazwa: "Wynajem biura - Styczeń 2025" - Kwota: 800 EUR - Data: 01.01.2025 - Budżet: "Koszty operacyjne 2025"
Kategoria: - Biuro - IT i Software - Marketing - Administracja - Inne
Częstotliwość (opcjonalnie): - Jednorazowy - Miesięczny (recurring) - Kwartalny - Roczny
Wydatki cykliczne (Recurring)¶
Setup wydatku cyklicznego¶
Przykład: Wynajem biura 800 EUR miesięcznie
- Wydatki → + Nowy wydatek
- Wypełnij dane
- Częstotliwość: Miesięczny
- Data rozpoczęcia: 01.01.2025
- Data zakończenia: 31.12.2025 (lub bez końca)
- Zapisz
System automatycznie utworzy wydatek każdego miesiąca.
Zarządzanie wydatkami cyklicznymi¶
Wydatki → Cykliczne: - Lista wszystkich recurring - Edytuj (zmieni przyszłe, nie przeszłe) - Usuń (anuluje przyszłe) - Pomiń (skip jeden miesiąc)
Kategorie wydatków ogólnych¶
Biuro¶
- Wynajem
- Wyposażenie
- Meble
- Dekoracje
IT i Software¶
- Office 365
- Cloud storage (Dropbox, Google Drive)
- Project management (Jira, Asana)
- Communication (Slack, Zoom)
Marketing¶
- Reklama online (Google Ads, Facebook)
- SEO/SEM
- Content marketing
- Social media tools
Administracja¶
- Księgowość
- Prawnik
- Ubezpieczenia
- Bankowość
Edukacja¶
- Kursy online
- Konferencje
- Książki
- Certyfikaty
Alokacja kosztów¶
Możesz rozłożyć koszty ogólne na projekty:
Przykład: Internet 100 EUR/miesiąc
Alokacja: - Projekt A (50%): 50 EUR - Projekt B (30%): 30 EUR - Overhead (20%): 20 EUR
Wydatki → Edytuj → Alokuj na projekty: 1. Wybierz projekty 2. Ustaw procenty 3. System automatycznie przypisz
Budżety operacyjne¶
Utwórz budżet dla kosztów operacyjnych:
Budżety → + Nowy: - Nazwa: "Koszty operacyjne 2025" - Kwota: 50,000 EUR - Typ: Ogólny - Okres: 01.01.2025 - 31.12.2025
Wszystkie wydatki ogólne przypis do tego budżetu.
Raportowanie¶
Wydatki → Raport → Ogólne:
Według kategorii¶
Pie chart pokazujący rozkład: - Biuro: 40% - IT: 25% - Marketing: 20% - Admin: 15%
Trendy miesięczne¶
Wykres liniowy pokazujący wydatki m/m: - Styczeń: 4,200 EUR - Luty: 4,100 EUR - Marzec: 4,500 EUR
Porównanie rok do roku¶
- 2024: 48,000 EUR
- 2025 (YTD): 12,600 EUR
- Prognoza 2025: 50,400 EUR
Export do księgowości¶
Wydatki → Eksportuj → DATEV format: - Automatyczne mapowanie kont - Export w formacie akceptowanym przez księgowego - Miesięczny/kwartalny/roczny
Automatyczne kategoryzowanie¶
System uczy się Twoich wzorców: - "Wynajem" → automatycznie kategoria "Biuro" - "Slack" → automatycznie "IT i Software"
Ustawienia → Automatyzacja → Kategorie
Przypomnienia o płatnościach¶
Dla wydatków cyklicznych ustaw przypomnienia:
Wydatek → Przypomnienie: - 3 dni przed terminem - W dniu płatności - 1 dzień po (jeśli nie opłacony)
VAT i podatki¶
Odliczenie VAT¶
Zaznacz czy VAT podlega odliczeniu: - Pełne odliczenie (100%) - Częściowe (50% - np. samochód) - Brak odliczenia
Wydatek → VAT: wybierz stawkę (19%, 7%, 0%)
System automatycznie obliczy: - Netto - VAT - Brutto
Tips & Best Practices¶
- Setup recurring dla stałych kosztów - oszczędzasz czas
- Kategoryzuj konsekwentnie - lepsze raporty
- Upload dowodów - dla księgowego
- Monitoruj budżet - kontroluj koszty
- Przegląd co miesiąc - czy wszystko potrzebne?
Optymalizacja kosztów¶
Wydatki → Analiza:
System zasugeruje: - Nieużywane subskrypcje (do anulowania) - Droższe alternatywy (możliwa zmiana) - Duplikaty (płacisz 2x za to samo?)
Przykład workflow¶
Miesięczny przegląd kosztów:
- Tydzień 1: Wszystkie recurring automatycznie dodane
- Tydzień 2: Dodaj jednorazowe (np. konferencja)
- Tydzień 3: Upload paragonów/faktur
- Tydzień 4: Przegląd i export do księgowego