Wydatki podróżne¶

Czym są wydatki podróżne?¶

Koszty związane z podróżami służbowymi: - Transport (samolot, pociąg, taxi, samochód) - Zakwaterowanie (hotel, Airbnb) - Wyżywienie - Inne koszty podróży

Dodawanie wydatku podróżnego¶

Wydatki → + Nowy wydatek → Typ: Podróżny

Formularz¶

Podróż: - Nazwa podróży: "Web Summit Lizbona 2025" - Data wyjazdu: 05.11.2025 - Data powrotu: 08.11.2025 - Cel podróży: Konferencja/Spotkanie klienta/Szkolenie - Miasto: Lizbona, Portugalia

Wydatek: - Typ: Transport/Zakwaterowanie/Wyżywienie/Inne - Kwota: 450 EUR - Waluta: EUR (auto-konwersja jeśli inna) - Opis: "Lot Berlin → Lizbona (Ryanair)"

Rozliczenie: - Klient (jeśli fakturować): wybierz z listy - Budżet: przypisz do budżetu projektu

Typy wydatków podróżnych¶

1. Transport¶

Samolot: - Bilety lotnicze - Dodatkowy bagaż - Zmiana rezerwacji

Pociąg: - Bilety kolejowe - Rezerwacja miejsca

Taxi/Uber: - Przejazdy lokalne - Do/z lotniska

Samochód własny: - Paliwo - Parking - Opłaty drogowe - Kilometrówka: automatyczne wyliczenie (stawka/km × km)

Przykład kilometrówki:

Trasa: Berlin → München → Berlin
Dystans: 1,200 km
Stawka: 0.30 EUR/km
Do rozliczenia: 360 EUR

Wydatek → Typ: Samochód → Wprowadź km: 1200

2. Zakwaterowanie¶

Hotel: - Nocleg - Śniadanie - Parking przy hotelu - Room service

Airbnb: - Wynajem - Opłaty serwisowe

Tips: - Upload paragonu hotelu - Zaznacz ile nocy - System automatycznie obliczy koszt/noc

3. Wyżywienie¶

Diety: Możesz używać stawek diet krajowych:

Niemcy: - Wyjazd > 8h: 14 EUR - Wyjazd > 24h: 28 EUR/dzień

Zagranica (przykłady): - Austria: 30 EUR/dzień - Portugalia: 30 EUR/dzień - USA: 60 USD/dzień

Wydatek → Typ: Wyżywienie → Użyj diet: System automatycznie obliczy na podstawie dni podróży.

Lub faktyczne koszty: Upload paragonów z restauracji.

4. Inne¶

Wstęp na konferencję
Materiały
Internet roaming
Ubezpieczenie podróżne
Wizy

Podróż jako całość¶

Tworzenie "Trip"¶

Zamiast pojedynczych wydatków, utwórz Podróż:

Wydatki → Podróże → + Nowa podróż

Dodaj wszystkie wydatki do jednej podróży: - Lot: 450 EUR - Hotel (3 noce): 420 EUR - Taxi: 45 EUR - Wyżywienie: 150 EUR - Suma: 1,065 EUR

Łatwiejsze zarządzanie i rozliczenie.

Rozliczenie podróży służbowej¶

Scenariusz 1: Podróż na koszt firmy¶

Podróż → Rozliczenie: Firma

Wszystkie koszty z budżetu operacyjnego.

Scenariusz 2: Podróż do klienta¶

Podróż → Rozliczenie: Klient ACME

Koszty dodane do faktury dla klienta.

Scenariusz 3: Zaliczka¶

Możesz wypłacić sobie zaliczkę:

Podróż → Zaliczka: 500 EUR

Po powrocie: - Faktyczne koszty: 465 EUR - Do zwrotu firmie: 35 EUR

Lub: - Faktyczne koszty: 580 EUR - Dokładka: 80 EUR

Multi-waluta¶

Jeśli wydatek w innej walucie:

Wydatek: 120 USD (taxi w USA)

System automatycznie: 1. Pobiera kurs USD/EUR z dnia wydatku 2. Konwertuje: 120 USD = 110 EUR (przykład) 3. Zapisuje obie wartości

Raport pokazuje: - Wartość oryginalna: 120 USD - Wartość w EUR: 110 EUR

Paragony i dowody¶

Must have: - Bilety lotnicze/kolejowe - Paragony hotelowe - Faktury VAT (jeśli odliczasz VAT)

Nice to have: - Boarding passes - Faktury za taxi - Paragony za posiłki

Upload: Zrób zdjęcie → Upload → OCR automatycznie wypełni kwotę

Odliczenie VAT¶

Jeśli masz VAT-ID i podróż służbowa:

Wydatek → VAT: 19% (DE) / 20% (AT)

System automatycznie: - Oddzieli netto/brutto - Doda VAT do odliczenia

Uwaga: Sprawdź przepisy dla kraju docelowego!

Raportowanie¶

Wydatki → Raport → Podróże:

Według typu¶

Transport: 45%
Zakwaterowanie: 35%
Wyżywienie: 15%
Inne: 5%

Według podróży¶

Web Summit Lizbona: 1,065 EUR
Spotkanie klient Berlin: 245 EUR

Według klienta¶

Klient A (fakturowane): 800 EUR
Firma (koszt własny): 510 EUR

Export dla księgowości¶

Podróże → Export → Reisekostenabrechnung:

Automatyczny export w formacie: - Dla księgowego - Dla urzędu skarbowego - DATEV compatible

Limity i polityki¶

Możesz ustawić limity podróży:

Ustawienia → Podróże → Polityki:

Przykład: - Hotel: max 150 EUR/noc - Taxi: max 50 EUR/przejazd - Wyżywienie: diet krajowe

Jeśli przekroczysz → system ostrzeże.

Tips & Best Practices¶

Zbieraj wszystkie paragony - podczas podróży
Dodawaj na bieżąco - nie czekaj do końca miesiąca
Używaj Trip - grupuj wydatki per podróż
Zrób zdjęcia - backup paragonów
Sprawdź VAT - odliczaj co się da
Waluta oryginalna - zapisuj oryginał + konwersję

Przykład workflow¶

Przed podróżą: 1. Utwórz "Podróż": Web Summit 2. Dodaj planowane wydatki (budżet) 3. Wystaw zaliczkę (jeśli potrzeba)

Podczas podróży: 4. Zbieraj paragony 5. Zrób zdjęcia/upload do app (mobile)

Po powrocie: 6. Dodaj wszystkie wydatki do podróży 7. Upload wszystkich dowodów 8. Rozlicz zaliczkę 9. Export dla księgowego

Tydzień później: 10. Faktura klientowi (jeśli podróż do klienta)

Integracja mobile¶

Aplikacja mobilna Masaku (iOS/Android): - Zrób zdjęcie paragonu → auto-upload - OCR rozpozna kwotę - GPS oznaczy lokalizację - Auto-przypisanie do aktywnej podróży