Faktury¶
Moduł Faktury to kompleksowy system wystawiania i zarządzania fakturami w systemie Masaku.
Wprowadzenie¶
System umożliwia: - Wystawianie faktur VAT - Faktury pro forma - Faktury korygujące - Eksport do PDF - Integrację z systemami księgowymi
Typy faktur¶
Faktura VAT¶
Standardowa faktura sprzedaży z VAT: - Dla firm zarejestrowanych jako czynni płatnicy VAT - Automatyczne obliczanie VAT - Zgodna z przepisami krajowymi (DE/AT)
Faktura pro forma¶
Faktura informacyjna, nie jest dokumentem księgowym: - Potwierdzenie zamiaru sprzedaży - Podstawa do płatności zaliczki - Można przekształcić w fakturę VAT
Faktura korygująca¶
Korekta błędów w wcześniej wystawionej fakturze: - Korekta kwoty - Korekta danych nabywcy - Korekta pozycji - Automatyczne obliczanie różnicy
Nota obciążeniowa/uznaniowa¶
- Nota obciążeniowa: zwiększenie należności
- Nota uznaniowa: zmniejszenie należności (np. rabat, zwrot)
Wystawianie faktury¶
Krok po kroku¶
- Przejdź do sekcji Faktury
- Kliknij "+ Nowa faktura"
Dane podstawowe¶
Klient: wybierz z listy (dane uzupełnią się automatycznie)
Data wystawienia: 2025-10-24
Data sprzedaży: 2025-10-24
Termin płatności: 14 dni (domyślnie)
Waluta: EUR / PLN
Język: DE / EN / PL
Dodawanie pozycji¶
Ręcznie:
Nazwa produktu/usługi: np. "Rozwój aplikacji webowej"
Ilość: 160
Jednostka: godziny
Cena jednostkowa netto: 50.00 EUR
Stawka VAT: 19% (DE) / 20% (AT)
Wartość brutto: (obliczana automatycznie)
Z katalogu: - Możesz stworzyć katalog usług/produktów - Szybkie dodawanie często używanych pozycji - Stałe ceny i opisy
Z wydatków: - System podpowie nierozliczone Wydatki bezpośrednie - Możesz dodać marżę - Automatyczne oznaczenie jako rozliczony
Dodatkowe opcje¶
Rabaty: - Rabat % na całą fakturę - Rabat kwotowy - Rabat na pojedyncze pozycje
Załączniki: - Możliwość załączenia dokumentów (PDF, IMG) - Np. specyfikacja techniczna, protokół odbioru
Notatki: - Notatka widoczna na fakturze (dla klienta) - Notatka wewnętrzna (nie pojawia się na PDF)
Numeracja faktur¶
System automatycznie numeruje faktury:
Format: {prefix}/{numer}/{miesiąc}/{rok}
Przykłady:
Prefix możesz skonfigurować w ustawieniach.
Zarządzanie fakturami¶
Lista faktur¶
Widok listy: - Tabela ze wszystkimi fakturami - Kolumny: numer, klient, data, kwota, status - Sortowanie i filtrowanie - Wyszukiwanie
Statusy faktur: - 📝 Projekt - faktura w trakcie edycji - ✅ Wystawiona - faktura zatwierdzona - ⏳ Wysłana - wysłana do klienta - 💰 Opłacona - płatność otrzymana - ⚠️ Po terminie - przekroczony termin płatności - ❌ Anulowana - faktura anulowana
Szczegóły faktury¶
Zakładki:
📋 Podgląd - Podgląd faktury jak w PDF - Wszystkie dane i pozycje
📊 Płatności - Historia płatności - Kwota do zapłaty - Rejestracja wpłat
📧 Historia - Kiedy wysłana - Kiedy otwarta przez klienta - Przypomnienia
💬 Komunikacja - Wiadomości z klientem - Notatki wewnętrzne
Wysyłanie faktur¶
Email¶
- Kliknij "Wyślij email"
- System wygeneruje email z szablonem:
- Możesz edytować treść
- Wyślij
Załącznik: - Faktura PDF jest automatycznie załączona - Możesz dodać dodatkowe załączniki
Tracking: - System śledzi otwarcie emaila - Informacja o pobraniu PDF
Inne metody¶
Link do pobrania: - Wygeneruj unikalny link - Wyślij przez dowolny komunikator - Link ważny 30 dni
Portal klienta: - Klient może zalogować się do portalu - Widzi wszystkie swoje faktury - Może pobrać PDF
Płatności¶
Rejestrowanie wpłat¶
Ręcznie: 1. Otwórz fakturę 2. Kliknij "Zarejestruj wpłatę" 3. Podaj: - Datę wpłaty - Kwotę (może być częściowa) - Metodę płatności 4. Zapisz
Automatycznie: - Integracja z bankiem (API) - Automatyczne dopasowanie przelewu do faktury - Po NIP lub numerze faktury w tytule
Płatności częściowe¶
Możliwe są wpłaty częściowe:
Przypomnienia o płatności¶
Automatyczne przypomnienia: - 7 dni przed terminem: przypomnienie - Dzień po terminie: pierwsza upomnienie - 7 dni po terminie: drugie upomnienie - 14 dni po terminie: ostrzeżenie
Ręczne przypomnienie: - Możesz wysłać przypomnienie w dowolnym momencie - Szablon można dostosować
Faktury korygujące¶
Kiedy potrzebna korekta?¶
- Błąd w kwocie
- Błąd w danych klienta
- Błędna stawka VAT
- Zwrot towaru / odstąpienie od umowy
- Rabat po fakcie
Tworzenie faktury korygującej¶
- Otwórz oryginalną fakturę
- Kliknij "Utwórz korektę"
- System skopiuje dane oryginału
- Dokonaj zmian
- System obliczy różnicę
- Zapisz i wyślij
Numeracja korekt:
Powiązanie: - Korekta jest powiązana z oryginałem - W oryginale widać informację o korekcie
Szablony i personalizacja¶
Szablon faktury¶
Domyślny szablon zawiera: - Logo firmy - Dane sprzedawcy i nabywcy - Tabela pozycji - Podsumowanie (netto, VAT, brutto) - Podpis osoby upoważnionej
Personalizacja¶
Możesz dostosować:
Dane firmy: - Logo (PNG, maksymalnie 500KB) - Dane kontaktowe - Dane bankowe - Numery rejestracyjne
Układ: - Pozycja logo - Czcionki i kolory - Język domyślny
Stopka: - Własny tekst w stopce - Informacje prawne - Dane rejestrowe
Wiele szablonów¶
Możesz mieć różne szablony: - Szablon dla klientów z DE - Szablon dla klientów z AT - Szablon dla projektów specjalnych
Eksport i integracje¶
Eksport faktur¶
PDF:
- Pojedynczo lub zbiorczo
- Nazwy plików: FV_001_10_2025.pdf
- Archiwizacja na dysku
Excel/CSV: - Lista faktur z okresu - Wszystkie dane tabelarycznie - Import do innych systemów
XML: - Format e-faktura (zgodny z UE) - Integracja z systemami księgowymi
Integracja z księgowością¶
Eksport JPK (Polska): - JPK_FA (faktury) - JPK_V7 (VAT) - Zgodny z wymaganiami MF
Interfejsy API: - API do pobierania faktur - Webhook przy nowej fakturze - Synchronizacja dwukierunkowa
Popularne systemy: - DATEV (DE) - BMD (AT) - Fakturownia (PL) - Inne przez API
Raporty¶
Raport sprzedaży¶
Zawartość: - Suma sprzedaży w okresie - Podział na klientów - Podział na produkty/usługi - Trend sprzedaży
Raport VAT¶
Przygotowanie deklaracji VAT: - Sprzedaż netto według stawek VAT - Suma VAT należny - Zgodność z wymogami urzędowymi
Raport należności¶
Monitorowanie płatności: - Faktury nieopłacone - Faktury po terminie - Suma należności - Wiekowanie należności (30/60/90 dni)
Raport klienta¶
Analiza współpracy z klientem: - Wszystkie faktury klienta - Suma sprzedaży - Średnia wartość faktury - Historia płatności (terminowość)
Zgodność prawna¶
Wymogi prawne¶
System Masaku zapewnia zgodność z:
Niemcy (DE): - §14 UStG (Ustawę o VAT) - GoBD (zasady prowadzenia ksiąg) - Stawka VAT: 19% (standard), 7% (obniżona)
Austria (AT): - UStG (Ustawa o VAT) - Stawka VAT: 20% (standard), 10/13% (obniżone)
Unia Europejska: - Dyrektywa VAT 2006/112/WE - E-faktura (w przygotowaniu)
Archiwizacja¶
Wymagania: - Przechowywanie faktur: 10 lat (DE/AT) - Format: papier lub elektroniczny - Niezmienność: faktury nie mogą być usuwane
W systemie Masaku: - Faktury są przechowywane bezterminowo - Niemożliwe usunięcie (tylko anulowanie) - Audit log - historia zmian - Automatyczne backupy
Praktyczne wskazówki¶
✅ Dobre praktyki¶
- Wystawiaj na bieżąco
- Nie odkładaj fakturowania
-
Ustal regularne daty (np. ostatni dzień miesiąca)
-
Sprawdzaj dane klienta
- Weryfikuj NIP przed pierwszą fakturą
-
Aktualizuj dane kontaktowe
-
Jasne opisy
- Dokładnie opisuj pozycje
-
Unikaj ogólników typu "usługi IT"
-
Monitoruj płatności
- Sprawdzaj statusy regularnie
-
Wysyłaj przypomnienia przed terminem
-
Archiwizuj lokalnie
- Pobieraj PDF faktur
- Twórz backupy poza systemem
❌ Częste błędy¶
- Błędy w danych klienta (szczególnie NIP)
- Brak sprawdzenia stawki VAT
- Nieprawidłowa data sprzedaży
- Brak wysłania faktury do klienta
- Ignorowanie faktur po terminie
FAQ¶
P: Czy mogę edytować wystawioną fakturę? O: Nie. Wystawionej faktury nie można edytować (wymóg prawny). Musisz utworzyć fakturę korygującą.
P: Jak anulować błędnie wystawioną fakturę? O: Utwórz fakturę korygującą do zera. Oryginał pozostanie w systemie jako anulowany.
P: Czy mogę mieć różne numery faktur dla DE i AT? O: Tak, każdy region ma osobną numerację. Skonfiguruj prefixy w ustawieniach.
P: Jak długo klient może pobrać fakturę z linku? O: Link jest ważny 30 dni. Po tym czasie klient może poprosić o nowy link.
P: Czy system obsługuje faktury w wielu walutach? O: Tak, możesz wystawiać faktury w różnych walutach. VAT jest obliczany poprawnie.
P: Co zrobić jeśli klient nie płaci? O: Użyj funkcji przypomnień. W przypadku uporczywego braku płatności skonsultuj z prawnikiem/windykacją.
Następne kroki¶
Potrzebujesz pomocy? Skontaktuj się z supportem: support@masaku.io