Zamówienia¶

Moduł Zamówienia umożliwia zarządzanie zamówieniami od klientów i ich śledzenie w systemie Masaku.

Wprowadzenie¶

System umożliwia: - Tworzenie i zarządzanie zamówieniami - Śledzenie statusów realizacji - Konwersję zamówień w faktury - Komunikację z klientem

Czym jest zamówienie?¶

Zamówienie to formalny dokument potwierdzający: - Co klient chce kupić - W jakiej ilości - Po jakiej cenie - W jakim terminie

Różnica między zamówieniem a fakturą: - Zamówienie: zamiar zakupu (przed realizacją) - Faktura: potwierdzenie sprzedaży (po realizacji)

Typowy przepływ:

Zamówienie → Realizacja → Faktura → Płatność

Tworzenie zamówienia¶

Nowe zamówienie¶

Przejdź do sekcji Zamówienia
Kliknij "+ Nowe zamówienie"
Wypełnij dane:

Klient: wybierz z listy
Numer zamówienia: (automatyczny lub ręczny)
Data zamówienia: 2025-10-24
Termin realizacji: 2025-11-15
Status: Nowe
Priorytet: Normalny / Wysoki / Pilny

Dodawanie pozycji¶

Podobnie jak w fakturach:

Produkt/Usługa: np. "Rozwój aplikacji mobilnej"
Ilość: 1
Jednostka: projekt
Cena jednostkowa: 10,000 EUR
Wartość: 10,000 EUR (automatycznie)

Z katalogu: - Używaj katalogu produktów/usług - Szybkie dodawanie standardowych pozycji

Dodatkowe informacje¶

Wymagania: - Szczegółowy opis wymagań - Specyfikacja techniczna - Załączniki (briefs, makiety, dokumenty)

Warunki: - Warunki płatności - Terminy częściowe - Kary/bonusy za terminowość

Statusy zamówienia¶

Cykl życia zamówienia¶

📝 Nowe
  ↓
🔍 W weryfikacji (sprawdzenie możliwości realizacji)
  ↓
✅ Zatwierdzone (akceptacja warunków)
  ↓
⚙️ W realizacji (praca trwa)
  ↓
✔️ Zrealizowane (praca zakończona)
  ↓
💰 Zafakturowane (faktura wystawiona)
  ↓
🏁 Zamknięte (płatność otrzymana)

Statusy specjalne¶

⏸️ Wstrzymane - realizacja tymczasowo wstrzymana
❌ Anulowane - zamówienie anulowane (przez klienta lub Ciebie)
⚠️ Opóźnione - przekroczony termin realizacji

Zarządzanie zamówieniami¶

Lista zamówień¶

Widok Kanban: - Kolumny według statusów - Przeciągaj karty między statusami - Szybki przegląd

Widok listy: - Tabela ze wszystkimi zamówieniami - Sortowanie i filtrowanie - Eksport do Excel

Widok kalendarza: - Terminy realizacji na osi czasu - Identyfikacja konfliktów - Planowanie zasobów

Filtrowanie¶

Dostępne filtry: - Status - Klient - Zakres dat (zamówienia/realizacji) - Kwota (min/max) - Priorytet - Osoba odpowiedzialna

Szczegóły zamówienia¶

Zakładki:

📋 Szczegóły - Wszystkie dane zamówienia - Pozycje - Wartość całkowita

⚙️ Realizacja - Postęp realizacji (%) - Kamienie milowe - Zadania do wykonania

💬 Komunikacja - Wiadomości z klientem - Notatki wewnętrzne - Historia zmian

📎 Załączniki - Dokumenty zamówienia - Specyfikacje - Makiety, materiały

💰 Fakturowanie - Powiązane faktury - Historia płatności - Faktury częściowe

Realizacja zamówienia¶

Śledzenie postępu¶

Procentowy:

Postęp: ████████░░ 80%

Kamienie milowe:

☑ Analiza wymagań (2025-10-25)
☑ Projekt UI/UX (2025-11-01)
☑ Rozwój backendu (2025-11-10)
☐ Rozwój frontendu (2025-11-18)
☐ Testy (2025-11-22)
☐ Wdrożenie (2025-11-25)

Przypisanie do zespołu¶

Osoby odpowiedzialne: - Owner: główny odpowiedzialny - Zespół: członkowie pracujący nad zamówieniem - Obserwatorzy: otrzymują powiadomienia

Integracja z Członkami: - Przypisuj zadania do członków zespołu - Śledź czas pracy - Raportuj wyko

nanie

Komunikacja z klientem¶

Wiadomości: - Bezpośrednio z zamówienia - Klient może śledzić postęp (jeśli ma dostęp do portalu) - Historia komunikacji

Powiadomienia automatyczne: - Zmiana statusu → email do klienta - Opóźnienie → alert - Ukończenie → potwierdzenie

Fakturowanie zamówień¶

Konwersja zamówienie → faktura¶

Automatyczna konwersja: 1. Otwórz zamówienie 2. Kliknij "Wystaw fakturę" 3. System skopiuje: - Dane klienta - Pozycje zamówienia - Kwoty 4. Możesz edytować przed zapisem 5. Wystaw fakturę

Powiązanie: - Faktura jest powiązana z zamówieniem - W zamówieniu widzisz powiązaną fakturę - Status zamówienia → "Zafakturowane"

Fakturowanie częściowe¶

Dla dużych projektów:

Zamówienie: 10,000 EUR

Faktura 1 (2025-10-31): 3,000 EUR (zaliczka 30%)
Faktura 2 (2025-11-15): 3,500 EUR (postęp 65%)
Faktura 3 (2025-11-30): 3,500 EUR (zakończenie)

Razem: 10,000 EUR

Śledzenie: - System pokazuje ile już zafakturowano - Ile pozostało do zafakturowania - Historia faktur częściowych

Szablony zamówień¶

Tworzenie szablonu¶

Dla powtarzających się usług:

Utwórz zamówienie wzorcowe
Kliknij "Zapisz jako szablon"
Nadaj nazwę szablonu
Gotowe!

Przykłady szablonów: - "Miesięczny retainer - obsługa IT" - "Landing page - projekt standardowy" - "Audyt SEO" - "Konsultacja strategiczna"

Użycie szablonu¶

Kliknij "+ Nowe zamówienie"
Wybierz "Z szablonu"
Wybierz szablon
Dostosuj szczegóły (klient, daty)
Zapisz

Raporty¶

Raport zamówień¶

Zawartość: - Lista wszystkich zamówień z okresu - Suma wartości - Podział na statusy - Średni czas realizacji

Raport realizacji¶

Monitoring projektów: - Zamówienia w realizacji - Postęp każdego - Opóźnione zamówienia - Prognoza zakończenia

Raport klienta¶

Analiza per klient: - Wszystkie zamówienia klienta - Wartość całkowita - Średni czas realizacji - Terminowość realizacji

Raport rentowności¶

Analiza biznesowa: - Wartość zamówień vs. faktyczne koszty - Marża per zamówienie - Najrentowniejsze typy projektów

Integracje¶

Z modułem Klienci¶

Pełna integracja z Klientami: - Historia zamówień w karcie klienta - Szybkie tworzenie zamówienia dla klienta

Z modułem Faktury¶

Integracja z Fakturami: - Konwersja zamówienie → faktura - Powiązanie dokumentów - Synchronizacja danych

Z modułem Budżety¶

Połączenie z Budżetami: - Planowanie przychodów z zamówień - Śledzenie kosztów realizacji - Analiza rentowności

Z modułem Wydatki¶

Integracja z Wydatkami: - Przypisanie wydatków do zamówienia - Kalkulacja rzeczywistych kosztów - Marża = przychód - koszty

Portal klienta¶

Dostęp dla klienta¶

Możesz dać klientowi dostęp do portalu:

Co widzi klient: - Swoje zamówienia - Status realizacji - Postęp (%) - Powiązane faktury - Historia komunikacji

Co może robić: - Śledzić postęp - Wysyłać wiadomości - Pobierać dokumenty - Akceptować faktury

Bezpieczeństwo: - Klient widzi tylko swoje dane - Kontrola dostępu - Logi aktywności

Powiadomienia dla klienta¶

Klient dostaje email gdy: - Zmieni się status zamówienia - Zostanie dodany komentarz - Pojawi się nowa faktura - Zamówienie będzie ukończone

Praktyczne wskazówki¶

✅ Dobre praktyki¶

Szczegółowy opis
Dokładnie opisuj wymagania
Załączaj specyfikacje
Ustal jasne kryteria akceptacji
Realistyczne terminy
Planuj z buforem
Uwzględnij ryzyko opóźnień
Komunikuj zmiany terminów
Regularne aktualizacje
Aktualizuj postęp co tydzień
Informuj klienta o postępach
Reaguj na opóźnienia
Dokumentuj komunikację
Wszystkie ustalenia w systemie
Historia decyzji
Unikaj nieporozumień
Fakturuj terminowo
Nie zwlekaj z fakturowaniem
Uzgodnij harmonogram płatności
Monitoruj płatności

❌ Częste błędy¶

Zbyt optymistyczne terminy
Brak aktualizacji statusu
Nieopisane wymagania
Brak komunikacji z klientem
Opóźnione fakturowanie

FAQ¶

P: Czy muszę tworzyć zamówienie przed każdą fakturą? O: Nie, możesz wystawiać faktury bezpośrednio. Zamówienia są opcjonalne, ale przydatne dla większych projektów.

P: Jak anulować zamówienie? O: Zmień status na "Anulowane" i dodaj powód anulowania w komentarzu.

P: Czy mogę mieć jedno zamówienie z wieloma fakturami? O: Tak, system obsługuje fakturowanie częściowe - wiele faktur na jedno zamówienie.

P: Jak śledzić czas pracy nad zamówieniem? O: Możesz używać integracji z modułem Członkowie do time trackingu.

P: Czy klient musi mieć konto, żeby śledzić zamówienie? O: Nie, możesz wysłać klientowi publiczny link do śledzenia (bez logowania). Ale pełne funkcje wymag konta.

Następne kroki¶

Potrzebujesz pomocy? Skontaktuj się z supportem: support@masaku.io